Перейти к содержимому
Главная страница

Внедрение АСУП в типографии (часть третья)

asup-print-expert-190x122

Продолжаем делиться опытом внедрения автоматизированной системы управления производством в типографии НИУ ВШЭ.

Внедрение wtp в типографии ВШЭ

Предыдущие статьи касались начального периода (с марта по май) и основного момента практической перестройки типографии (май-июль), когда мы наладили устойчивую работу во внедрённой АСУП на нашем основном производственном участке и начали внедрять автоматизацию в мелкие копировально-множительные участки (КМУ) типографии. Учитывая слабую компьютерную грамотность наших сотрудников (некоторые из них пенсионного возраста), нам пришлось повозиться над дальнейшим упрощением интерфейса программы и большей степенью автоматизации регистрации типографских процессов в программе «Принт-эксперт» (ПЭ). Мы ещё более оптимизировали шаблоны расчётов и механизмы выполнения производственных операций в программе.

В результате работа в ПЭ не стала составлять труда даже для сотрудников, впервые севших за компьютер. Из-за снижения объёма работ на КМУ во время летних каникул процесс внедрения ПЭ на мелких участках немного затянулся: понятно, что осваивать программу проще не теоретически, а в процессе работы. Тем не менее в сентябре все десять участков типографии НИУ ВШЭ, расположенных в разных районах Москвы, уверенно работали в единой программе АСУП и сотрудники начали использовать в своей работе все модули программы ПЭ: ведение клиентов в CRM; расчёт стоимости и проводка выполнения всех заказов через оборудование типографии; складской учёт, приём, перемещение и автоматическое списание материалов; экспорт в файлы и распечатка всех бухгалтерских отчётов и другой необходимой документации.

Финальная часть внедрения АСУП

В конце лета 2016 года наконец дали плоды наши усилия по реформированию типографии НИУ ВШЭ. Финансовый комитет НИУ ВШЭ изменил систему финансирования нашего подразделения в сторону самоокупаемости и хозрасчёта. Это снизило бюджетную поддержку нас от вуза, но зато типография получила возможность оказывать платные услуги студентам, сотрудникам вуза и сторонним лицам, а не только подразделениям университета, как было раньше. Мы надеемся, что работа типографии станет прибыльной и появится возможность улучшить мотивацию сотрудников типографии дополнительными премиями, а также продолжить развитие нашего подразделения за счёт автоматизации, оснащения новым оборудованием и внедрение новых технологий. Кое-кто из бюджетников, наверное, был бы рад хоть и небольшим, но гарантированным зарплатам, мы же предпочли «рыночного журавля в небе».

Таким образом, перед типографией встала необходимость привлечения новой категории заказчиков и скорейшей настройки всех внутренних процессов для начала работы с коммерческими заказами: обучение персонала новым рабочим операциям, оформление бумажной и финансовой документации, становление новых форм отчётности. Также надо было разобраться с ценообразованием типографии под рыночные условия и создать новый сайт для привлечения клиентов.

Изменение ценообразования
После обзора и анализа рыночных цен на продукцию оперативной цифровой полиграфии мы обновили алгоритмы расчёта цен всех технологических операциях, используемых в нашей типографии. За предыдущие пять лет типография меняла свои цены всего однажды, полтора года назад, и, разумеется, они устарели. Учитывая бюджетное финансирование и условность цен, мы специально не трогали цены после начала внедрения АСУП до завершения этого сложного процесса. Было важно, чтобы менеджеры, мгновенно получив стоимость заказа в ПЭ, могли легко перепроверить его по старинке (калькулятором или в таблице Excel) и, убедившись в точности результата, окончательно поверить в автоматизацию. Теперь же, когда все сотрудники получали стоимость заказов из ПЭ, можно было менять ценообразование без психологической нагрузки на людей: сделать более мелкими расчётные диапазоны тиражей, усложнить формулы и использовать неокруглёнными коэффициенты расчёта. Люди по привычке делали расчёты, просто вводя параметры заказов в ПЭ, и не задумывались, по каким формулам те считаются. Excel и калькулятор были забыты.

Что касается абсолютных значений прайс-листов, то нам было необходимо увязать несколько моментов: сделать минимум изменений в ценах для основной категории наших заказчиков – подразделений НИУ ВШЭ; создать привлекательный, но близкий к рыночному уровню прайс-лист для сторонних заказчиков и сделать заметные скидки для студентов и сотрудников НИУ ВШЭ.

Для этого был использован имеющийся в ПЭ алгоритм создания отдельных прайс-листов и присвоения их конкретным заказчикам. Потенциально программа позволяет создать индивидуальные прайс-листы хоть каждому заказчику. Нам же пока было достаточно составить три прайс-листа (для подразделений, студентов и сторонних заказчиков) и ввести в каждом из них свой процент скидки на стоимость рабочих операций типографии. Было решено не делать скидку на стоимость расходных материалов и аутсорсинговые операции, которые не зависели впрямую от типографии.

Разработчик ПЭ настроил автоматическое отображение цены со скидкой в окне расчёта, с указанием получаемого процента скидки в соответствии с выбранным заказчиком (рис. 1) и создал простые механизмы присвоения прайс-листов конкретным заказчикам. Достаточно просто отфильтровать заказчиков в окне «Организации» и с помощью групповой операции поменять значение их поля «Прайс-лист», в результате более тысячи клиентов обработались менее чем за минуту. Если потребуется изменить величину скидки, надо просто поменять одну цифру в соответствующей строке в окне «Прайс-листы», после чего все заказы для данной категории клиентов будут рассчитываться по новым ценам.

image001
Рис.1. Ценообразование в расчётах. Прайс-листы. Организации.

На скриншоте (рис. 1) открыты окна «Заявки» с рассчитанной ценой и скидкой для конкретного заказа, «Организации» с заполненным полем «Прайс-лист» и «Прайс-листы» с перечнем категорий заказчиков и величиной скидки для каждой категории. Как видите, в типографии НИУ ВШЭ сделана скидка 10% для стимуляции сотрудников и студентов вуза и 25% скидка для подразделений заказчиков, чтобы они не заметили разницу с тем, что было раньше.

Выбор wtp-решения для сайта типографии
Учитывая, что основной контингент новых потенциальных заказчиков должны были составить продвинутые молодые люди, мы ещё более укрепились в своём желании внедрить в типографии наиболее прогрессивную технологию работы с малотиражными заказами — web-to-print (wtp) через интернет.

О выборе той или иной wtp-технологии мы размышляли с самого начала внедрения АСУП типографией и изучили все существующие доступные решения: покупку отдельной лицензионной программы, аренду стороннего софтверного решения software as a service (SaaS) или разработку собственного программного обеспечения.

Лицензионные решения специализированных иностранных разработчиков отпали сразу ввиду их высокой стоимости, АСУП от дружественных поставщиков цифрового печатного оборудования (Koniсa Minolta, Canon, Ricoh), предлагаемые по приемлемым ценам, не устроили нас из-за недостатка их функционала на постпечатном участке и привязанности софта к определённым брендам ЦПМ. Достойных wtp-предложений от отечественных разработчиков «лицензий» мы не нашли, поэтому на определённом этапе сосредоточили свой выбор на SaaS-решениях томской компании PixelPark, екатеринбургской PrintOndemandSolution и московской IprintIt. Их решения требовали минимальных стартовых инвестиций и могли быть запущены в эксплуатацию в течение считаных недель. Но в итоге и их предложения нас не устроили из-за необходимости рентной платы за каждый принятый заказ (в нашем случае с большим процентом бесплатных заказов от подразделений ВШЭ это представляло бы некоторые сложности) и отсутствия желания или возможности их разработчиков стыковать свои wtp-решения с работающей у нас АСУП. Впрочем, если в будущем у кого-то из них всё же появится интерес к интеграции с ПЭ, мы готовы вновь вернуться к этому вопросу и максимально помочь в создании объединённого АСУП-wtp-проекта.

Очень хорошим решением нам показались самописные проекты нескольких типографий (netPrint, Т8, Борус, ИРМ1, printrobot и др.), но их владельцы даже слышать не хотели о возможности продаж wtp-софта: слишком много сил, времени и средств они вложили в их разработку. Руководители крупнейшей типографии по печати книг малыми тиражами «Т8» и национального сервиса фотопечати netprint, например, оценили затраты в свой автоматизированный софт в миллионы евро, назвав его главным активом своих предприятий.

В итоге, посовещавшись с Сергеем Пеновым, мы решили делать wtp-проект для типографии НИУ ВШЭ самостоятельно, на основе программы ПЭ. Говоря по простому, нам требовалось лишь упростить имеющийся автоматизированный расчёт заказов (использовав несущественную часть параметров по умолчанию) и, отладив экспортно-импортные операции, вывести его интерфейс на интернет-сайт типографии, дополнив его всеми необходимыми атрибутами для онлайн-оформления заказов. А все остальные процессы по проводке и обработке заказов выполнялись бы как обычно, в ПЭ.

Внедрение wtp-модуля в АСУП
Реализация специального wtp-модуля началась только осенью, после тщательного изучения существующего опыта других типографий, работающих через интернет, реальной оценки наших сил и формализации потребностей типографии. По аналогии с обычными шаблонами расчёта в ПЭ были созданы специальные шаблоны видов продукции для сайта wtp, включившими в себя все необходимые производственные технологические операции: печать на ЦПМ, ризографе или плоттере; ламинацию; тиснение; разные виды брошюровки; резку и т. п. Для каждого вида продукции были заданы в соответствующих справочниках перечни возможных форматов и типов бумаги, текстовые поля для описания, ссылки на иллюстрации и режимы отображения всей этой информации на сайте.

После ввода информации в ВТП-справочники видов продукции, форматов и бумаг можно было удобно создать шаблоны wtp-продукции и заполнить его поля данными из этих справочников. А содержимое этих шаблонов было связано с интернет-сайтом и автоматически отображалось в виде красивых окон с изображениями и описаниями продукции, полями для расчёта стоимости заказа с выбором из списка или вводом всех необходимых параметров. В результате ПЭ стала управляющим ядром не только всех типографских процессов, но и интернет-сайта типографии. Кроме самой информации, там содержатся также режимы её отображения, а также координаты всех полей и изображений, выводимых на экран для посетителей сайта.

Это потребовало от нас некоторых усилий по стартовому вводу всех данных в wtp-модуль ПЭ (процесс занял порядка месяца), но это было необходимо сделать лишь один раз. В дальнейшем добавление новых единиц продукции или технологических операций, правка выбираемых из списков форматов или типов бумаг при расчёте определённых видов продукции на сайте будет производиться небольшими манипуляциями сотрудника типографии в ПЭ (рис. 2) и занимать считаные минуты.

image003
Рис 2. wtp-интерфейс ПЭ, ввод данных для сайта типографии.

В итоге мы получили действующий интернет-сайт типографии, где любой посетитель может выбрать необходимый ему вид продукции, заполнить характеристики своего заказа и за доли секунды получить его расчётную стоимость в типографии НИУ ВШЭ. Причём, в отличии от большинства полиграфических интернет-калькуляторов, просто выбирающих стоимость из html-таблиц с заранее рассчитанными вариантами, у нас все цены реально считаются в реальном времени в АСУП. Данные пользователя, введенные на сайте, импортируются в ПЭ, где создаётся новый заказ с заполненными полями в соответствии с желаниями интернет-клиента. Расчёт стоимости этого заказа выполняется по тем же алгоритмам, что и обычные заказы, вводимые в ПЭ вручную менеджерами типографии. W2p-заказ сохраняется в программе, и его всегда можно посмотреть, при поступлении оплаты у него меняется статус и он автоматически запускается в производство. Полученная в ПЭ расчётная цена (со скидкой или без, в зависимости от регистрационных данных интернет-клиента) экспортируется обратно на сайт типографии и отображается в там соответствующем поле. После оптимизации wtp-модуля разработчик добился того, чтобы все эти процессы проходили менее чем за полсекунды даже на заказе сложных составных видов продукции. Из-за того что все процессы идут параллельно и в многопоточном режиме, скорость расчёта заказов практически не зависит от количества запросов с сайта.

Достоинства нашего проекта
Собственно достоинства нашего wtp-решения очевидны:

  • Можно автоматически рассчитать цены практически любого заказа с произвольно заданными тиражами и форматами. Список бумаг не произволен, а берётся из справочников материалов в АСУП типографии. При новых поступлениях на склад мы можем отображать вновь появившиеся материалы на сайте, просто добавив их в wtp-справочник бумаг. Другие существующие на рынке wtp-решения обычно менее гибки в этом отношении.
  • Создание и редактирование окон с типами продукции, изменение цен или любой другой информации на сайте может выполняться сотрудниками самой типографии без привлечения разработчиков wtp-решения. Концепция нашего проекта вообще не предусматривает отдельной администрации wtp-сайта. Этим мы сокращаем расходы на сайт и количество задействованного персонала.
  • Отсутствие двойного хранения данных (на сайте и сервере АСУП) в принципе исключает ошибки параллельного редактирования. Любые изменения в ПЭ, например изменение стоимость расходных материалов, формул или коэффициентов ценообразования, автоматически отображается на работе wtp-сайта. Невозможно забыть, например, изменить расчёт на сайте при изменении курса валют и соответственного удорожания материалов. Цены, полученные посетителем сайта, всегда будут актуальны и будут совпадать с расчётом менеджера. Даже контактная информация заказчика, введённая им на сайт при регистрации, будет импортирована в АСУП для постоянного хранения.
  • Автоматическое создание технологической карты и постановки заказов, принятых через интернет-сайт в работу в системе АСУП, позволяет работникам типографии выполнять поступающие из интернета заказы без участия менеджеров и руководителей типографии. Это именно то, что недоставало нам у других wtp-решений, не имеющих интеграции с АСУП типографии или ПО АСУП без wtp-модулей.
  • После оплаты лицензии модуль wtp, как и весь АСУП в целом, становится собственностью типографии и располагается на её серверах вместе со всеми содержащимися там данными. Появляется хороший стимул к модернизации системы, так как наработанные know-hay не смогут стать достоянием конкурентов, как при SaaS-решениях.

Создание wtp-сайта типографии
Создание интернет-сайта явилось одним из ключевых звеньев развития типографии НИУ ВШЭ. Особенно сайта с технологией wtp, тесно интегрированного с внедрённой ранее АСУП типографии. Поэтому было важно найти веб-программиста, обладающего не только необходимыми компетенциями в области интернета, но знакомого с технологическими и организационными моментами полиграфического предприятия и способного сработаться с разработчиком специфического программного обеспечения по автоматизации управления типографии. В результате к нашему дружному тандему с Сергеем Пеновым в сентябре присоединился Андрей Борисов, обеспечивший развитие нашего wtp-проекта со стороны интернета.

По итогам интенсивного мозгового штурма в течение сентября-октября была создана рабочая версия wtp-сайта, постепенно началось наполнение сайта всеми необходимыми элементами: блоком автоматической генерации расчётов (от простой к более сложной продукции), диалоговыми сообщениями и интерфейсом оформления заказов, блоком регистрации и входа посетителей на сайт, модулями закачки файлов и онлайн-оплаты. Предстоит ещё работа по созданию редактора макетов, блока проверки оригинал-макетов, организации доставки и многого другого, без чего трудно представить сайт любой компании, продающей свои услуги через интернет.

Несмотря на ограниченность ресурсов, мы сумели достаточно быстро сделать базовый каркас проекта и намерены в скором времени выпустить наш wtp-сайт «в эфир». В стартовой версии можно будет автоматически рассчитать стоимость трёх десятков наиболее популярных видов продукции (см. рис 3), включая такие сложные, как составные книги в мягком или твёрдом переплёте с чёрно-белым блоком и цветной вставкой. И для каждого элемента этого расчёта можно будет указать тип бумаги и дополнительную отделку типа ламинации или горячего тиснения (с указанием цвета фольги, типа и площади клише и т.п.), а также задать все необходимые параметры выбранного типа сшивки.

Причём, зарегистрировавшись с указанием почтового домена вида name@hse.ru, посетитель будет автоматически получать скидку, предназначенную для сотрудников или студентов НИУ ВШЭ. После согласия с расчётной ценой заказчик сможет в этом же окне загрузить свой файл с макетом и перейти к онлайн-оплате. Эта часть пока реализована только с кредитных карточек Сбербанка или в виде автоматического экспорта и распечатки бумажных квитанций для работы с другими банками (см. рис 4).

image0005
Рис 3. wtp-сайт типографии НИУ ВШЭ (главная страница и выбор групп продукции).

image0007
Рис 4. Страница онлайн-расчёта стоимости заказа, закачки макета и оформления заказа выбранной продукции.

Изначальный план разместить весь wtp-сайт типографии на портале университета //hse.ru не удался, но мы нашли компромиссное решение: создать там статическую часть типографского сайта и в виде отдельного фрейма встроить в него динамическую wtp-часть, чтобы для посетителя сайта все смотрелось как единое целое. Статическая часть print.hse.ru была оперативно создана сотрудниками портала НИУ ВШЭ и заполнена данными с помощью встроенного редактора страниц, а динамическую мы разместили на выделенном сервере. Желающие могут уже сейчас посмотреть проектную версию нашего wtp-модуля по адресу wtp.hse.ru и высказать свои замечания и предложения.

image0009
Рис 5. Статическая часть сайта типографии на портале www.hse.ru

 

Заключение
Данная публикация является заключительной в цикле моих статей про автоматизацию современной цифровой типографии. Процесс создания уникального программного обеспечения и внедрения его в действующую типографию был увлекательным и достаточно быстротечным. Начиная его в марте и даже не понимая тогда своих точных планов, мы и представить себе не могли, что всего через девять месяцев (символический срок, не так ли) с нуля создадим единую автоматическую систему управления всеми процессами на десяти разных участках типографии НИУ ВШЭ. Наш АСУП максимально учитывает все особенности (состав оборудования, спектр выпускаемой продукции, ценообразование) и специфику работы типографии НИУ ВШЭ, начиная от тонкостей бухгалтерского и финансового учёта и экспортом специфических ежемесячных отчётов и заканчивая персональными скидками клиентам. Мало того, нам удалось создать wtp-сайт c минимумом затрат на поддержание актуальности данных и цен, который в связке с АСУП сможет осуществлять прохождение заказов через типографию без административного вмешательства менеджеров и руководителей типографии. Даже не верится, что всего год назад не столь далеко от Москвы автор этих строк лишь мечтал об wtp, публикуя обзорные статьи о новой технологии с упоминанием поглощения традиционных европейских типографий гигантами интернет-полиграфии типа Vistaprint.

Конечно, работа по развитию типографии и совершенствованию нашего проекта будет продолжаться, ведь только обозначенные выше нерешённые вопросы кажутся безграничными. Возможно, чтобы не изобретать велосипед, мы привлечём к сотрудничеству других разработчиков wtp-решений с развитыми редакторами макетов и отлаженным интернет-интерфейсом, по крайней мере сейчас у нас уже есть, что предложить им в ответ. Вряд ли их клиенты откажутся получить полнофункциональный АСУП вдобавок к развитому wtp-сайту.

Вообще мы готовы предложить свои уникальные наработки в АСУП другим типографиям и продолжим совершенствовать этот продукт совместно с ними. Стоимость «Принтэксперт» (120 тысяч рублей за лицензию и 100 тысяч рублей в месяц на внедрение) кажется вполне подъёмной, особенно учитывая то, что процесс может быть успешно завершён в течение полугода. В типографии НИУ ВШЭ, например, АСУП заработала в полном объёме через четыре месяца, хотя нам ещё пришлось параллельно подстраивать программу под требования цифровых типографий (до этого ПЭ эксплуатировалась лишь в офсетных, упаковочных и флексотипографиях).

Благодарю «Полиграфию Петербурга» за предоставленную площадку, а её читателей за внимание. Желающие продолжить беседу с автором в интерактиве могут сделать это через личный сайт или страничку в «Фейсбуке».

Марсель Шарифуллин, 2@marsel.ru